Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm

Trong bài viết này, luanvanketoan.com xin chia sẻ đến bạn những cơ sở lý luận chung về kế toán trách nhiệm, bao gồm: Khái niệm, vai trò, phân loại và mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và phân cấp quản lý.

Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm
Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm

>>> Xem thêm: Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền

1. Bản chất của kế toán trách nhiệm

Thực tế các doanh nghiệp được phân chia thành các bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể. Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việc hoặc chức năng nào đó. Như vậy để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức phải nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống KTTN. 

KTTN là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. 

Bản chất của KTTN là mỗi bộ phận được phân cấp quản lý, có quyền kiểm soát, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi phân cấp quản lý của mình. Việc phân cấp quản lý tạo nên cơ cấu phức tạp và đòi hỏi cấp trên phải nắm được kết quả thực hiện của cấp dưới. Vì thế, KTTN được xây dựng để theo dõi kết quả, hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp. 

KTTN chỉ được thực hiện ở doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được phân quyền một cách rõ ràng. Hệ thống KTTN trong các tổ chức khác nhau được xây dựng phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý, mức độ phân quyền và mục tiêu của doanh nghiệp.

KTTN là một nội dung cơ bản của KTQT. KTTN là một bộ phận trong một tổ chức hoạt động mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của bộ phận mình đối với nhà quản trị cấp cao.Điều này không chỉ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ rõ ràng về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn xác định rõ nguyên nhân và bộ phận nào có kiểm soát với hoạt động xảy ra. 

KTTN là một trong những công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò quan trọng trong điều hành, kiểm soát cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận trong đơn vị. KTTN giúp thu thập và báo cáo các thông tin đầu vào – nguồn lực tiêu hao và đầu ra – doanh thu, kết quả sản xuất, chất lượng dịch vụ … theo kế hoạch và thực tế của các trung tâm trách nhiệm. Từ đó so sánh giữa thực tế và dự toán tìm ra các sai lệch trên cơ sở đó các bộ phận có thể kiểm soát hoạt động và chi phí phát sinh tại bộ phận.

2. Vai trò của kế toán trách nhiệm

KTTN với mục đích là đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị, qua đó giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng cấp quản trị khác nhau. Vai trò của KTTN được thể hiện ở những khía cạnh sau đây: 

Thứ nhất, KTTN giúp xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của tổ chức. 

Thứ hai, KTTN cung cấp một cơ sở cho việc đánh giá chất lượng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận. KTTN xác định các trung tâm trách nhiệm, qua đó các nhà quản lý có thể hệ thống hóa các công việc của các trung tâm trách nhiệm mà thiết lập các chỉ tiêu đánh giá.

Thứ ba, KTTN được sử dụng để đo lường kết quả hoạt động của các nhà quản lý và do đó, nó ảnh hưởng đến cách thức thực hiện hành vi của các nhà quản lý này. 

Thứ tư, KTTN thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo phương cách phù hợp với những mục tiêu cơ bản của toàn bộ tổ chức. Mục tiêu chiến lược của các doanh nghiệp được gắn với các trung tâm trách nhiệm. Vì vậy các nhà quản lý của trung tâm trách nhiệm sẽ hoạt động sao cho phù hợp với các mục tiêu của doanh nghiệp. 

Thứ năm, KTTN trong việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. KTTN giúp nhà quản trị các cấp xác định trách nhiệm của mình và sẽ phải chịu trách nhiệm đó với nhà quản trị cấp cao hơn trong quá trình hoạt động kinh doanh để đặt được mục tiêu. KTTN cũng giúp nhà quản trị các cấp đánh giá được hoạt động kinh doanh của bộ phận mình. Từ đó nhà quản trị cấp dưới chủ động ra quyết định kinh doanh, các nhà quản trị cấp cao tập trung vào các quyết định chiến lược kinh doanh.

3. Phân loại kế toán trách nhiệm

Trong cuốn “Management Accounting“ của tác giả Hansen và Mowen và theo tác giả Trần Trung Tuấn (năm 2015) với công trình nghiên cứu về kế toán trách nhiệm trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng Việt Nam, KTTN được chia thành ba loại dựa trên các yếu tố của KTTN là: KTTN dựa trên chức năng, KTTN dựa trên hoạt động và KTTN dựa trên chiến lược. 

KTTN dựa trên chức năng là KTTN thực hiện phân bổ trách nhiệm tới các bộ phận trong doanh nghiệp và thực hiện đo lường thành quả bằng các chỉ số tài chính. Các doanh nghiệp có các sản phẩm hàng loạt trong môi trường ổn định, áp lực cạnh tranh thấp, quy trình sản xuất đơn giản rất phù hợp với KTTN theo chức năng.

KTTN dựa trên hoạt động: Do môi trường kinh doanh thay đổi liên tục thì KTTN cũng phải thay đổi để phù hợp với môi trường kinh doanh đó. KTTN dựa trên hoạt động là KTTN phân bổ trách nhiệm tới quá trình, đo lường thành quả bằng chỉ tiêu tài chính và phi tài chính. Mô hình doanh nghiệp áp dụng phù hợp đó là doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, sản phẩm đa dạng và quy trình được cải tiến, áp lực cạnh tranh khốc liệt.

KTTN dựa trên chiến lược: Tuy KTTN dựa trên hoạt động đã khắc phục được hạn chế của KTTN dựa trên chức năng, nhưng chúng chưa cung cấp cho nhà quản trị một tầm nhìn và chiến lược và các chỉ tiêu đánh giá mang tính chất tổng thể và chiến lược. Vậy KTTN dựa trên chiến lược là chuyển chiến lược của doanh nghiệp thành mục tiêu kinh doanh và thước đo. Chúng đo lường chỉ tiêu tài chính và phi tài chính dựa vào tầm nhìn định hướng chiến lược.

4. Mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và phân cấp quản lý

Hệ thống KTTN chỉ tồn tại trong doanh nghiệp khi có sự phân quyền, khi đó quyền ra quyết định và trách nhiệm được trao cho các bộ phận của doanh nghiệp. Các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ.

Doanh nghiệp có sự phân cấp quản lý dẫn đến hình thành các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận phụ thuộc cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà người quản lý ở đó có quyền và chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính của các hoạt động thuộc phạm vi mình quản lý. 

Ưu điểm phân cấp quản lý 

Quản lý cấp cao có sự tập trung vào chiến lược. Sự phân cấp quản lý trải rộng quyền lực và trách nhiệm trên toàn tổ chức. Nhà quản lý cấp cao không phải giải quyết các vấn đề, xảy ra hằng ngày mà họ tập trung vào những việc hoạch định các chiến lược trung và dài hạn, điều phối các hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung.

Sự phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý ở các cấp có sự độc lập tương đối trong điều hành công việc của mình, phát triển kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng nhanh khả năng ứng xử các tình huống để tăng tốc độ hoạt động của mỗi bộ phận, toàn tổ chức. Tạo cơ hội cho doanh nghiệp đào tạo đội ngũ quản lý thay thế để đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức.

Nhà quản trị ở các cấp đều có quyền ra quyết định ở các mức độ khác nhau và chịu trách nhiệm về công việc của mình nên thúc đẩy họ phát huy khả năng quản lý và giúp quản lý cấp dưới cảm thấy hài lòng với công việc. 

Chính sự phân cấp quản lý mà các bộ phận có thể tiếp cận được các thông tin và phản hồi thông tin cho nhà quản lý cấp trên được đầy đủ và kịp thời. 

Phân cấp quản lý sẽ phục vụ cho việc ra quyết định có tính chính xác cao hơn. Phân cấp quản lý gắn liền với việc xác định quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng nên có cơ sở khi đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận, dễ tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục các sai phạm.

* Nhược điểm phân cấp quản lý 

Việc phân cấp quản lý sẽ dẫn đến sự tách bạch về quyền lợi và trách nhiệm giữa các bộ phận dẫn đến sự cạnh tranh thành tích giữa các bộ phận làm mất đi sự hợp tác giữa các bộ phận.

Phân cấp quản lý có thể dẫn đến sự trùng lặp không cần thiết giữa các bộ phận, gây ra sự lãng phí nhân lực trong doanh nghiệp. 

Mục tiêu của các nhà quản trị cấp dưới có thể mâu thuẫn với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. 

Để đạt được mục tiêu chung, các nhà quản lý cấp dưới phải hướng đến mục tiêu của các nhà quản lý cấp cao hơn, các nhà quản lý không những phải có tầm nhìn chiến lược đối với mục tiêu của tổ chức mình mà còn phải có động cơ tích cực để đạt được chúng. 

Thái độ của người quản lý đối với hệ thống kế toán trách nhiệm

Việc thiết lập hệ thống KTTN nhằm thúc đẩy các nhà quản lý tổ chức phân quyền và hướng đến mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ cung cấp các chỉ tiêu, các công cụ và các báo cáo làm cơ sở cho việc đánh giá kết quả của từng bộ phận và trách nhiệm của từng cấp quản lý. Do vậy hệ thống KTTN có thể ảnh hưởng rất lớn đến hành vi của các nhà quản lý. 

Tính hai mặt của hệ thống kế toán trách nhiệm là “thông tin” và “trách nhiệm”. Vì vậy sẽ tạo ra những ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến thái độ nhà quản lý. 

Thông tin có nghĩa là sự tập hợp, báo cáo, đánh giá các thông tin mang tính nội bộ theo từng cấp quản lý về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Trách nhiệm có nghĩa là việc qui trách nhiệm về những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại từng cấp quản lý. Nhà quản lý của từng bộ phận phải có nhiệm vụ báo cáo lên cấp quản lý cao hơn về những chi phí và lợi nhuận mà mình đảm nhận và giải trình từng nghiệp vụ tài chính mà mình có quyền kiểm soát. 

Việc sử dụng tính hai mặt của kế toán trách nhiệm sẽ ảnh hưởng đến thái độ của nhà quản lý và hiệu quả của hệ thống kế toán trách nhiệm. Nếu hệ thống kế toán trách nhiệm quá nhấn mạnh đến mặt đánh giá trách nhiệm của người quản lý thì thái độ của nhà quản lý sẽ theo chiều hướng tiêu cực. Thay vì các nhà quản lý phải tìm ra nguyên nhân và hướng khắc phục sai phạm thì họ lại tìm cách che đậy sai phạm. Như vậy hệ thống kế toán trách nhiệm không hoàn thành mục tiêu đặt ra. Ngược lại nếu hệ thống kế toán trách nhiệm chú trọng đến mặt thông tin thì thái độ của nhà quản lý sẽ theo chiều hướng tích cực. Họ sẽ giải thích nguyên nhân dẫn đến thành quả của bộ phận và tìm ra các biện pháp khắc phục các hạn chế để nâng cao hiệu quả của bộ phận. Như vậy trong hệ thống kế toán trách nhiệm thì mặt thông tin là trọng tâm, còn quy trách nhiệm là một yếu tố góp phần vào hiệu quả thông tin của hệ thống.[4]