Khái quát chung về kế toán bán hàng

kế toán bán hàng
Khái quát chung về kế toán bán hàng

Trong bài viết sau đây, luanvanketoan.net xin chia sẻ đến bạn nội dung khái quát chung về kế toán bán hàng.

>>> Xem thêm: Lý luận cơ bản về kế toán vốn bằng tiền

1. Bán hàng và các phương thức bán hàng

1.1. Bán hàng

Doanh nghiệp thương mại là đơn vị thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nhằm mục đích sinh lời bao gồm mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lời khác. Do vậy đối với bất kì doanh nghiệp thương mại nào thì bán hàng và kết quả bán hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu, đóng vai trò vô cùng quan trọng mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa cho khách hàng và đồng thời thu được tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán.

Thông qua kết quả bán hàng ta thấy được hiệu quả kinh doanh và năng lực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp. Do vậy việc xác định đúng, chính xác kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng, nó là cơ sở phản ánh rõ nét nhất thực trạng của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định, qua đó giúp nhà quản trị và đưa ra những quyết định đúng đắn và phù hợp. Ngoài ra kết quả bán hàng cũng là thông tin quan trọng đối với những đối tượng quan tâm khác như ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, tổ chức tín dụng…

Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

– Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn lợi ích và rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng.

– Doanh nghiệp không còn quyền quản lý hàng hóa như người chủ sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

– Doanh thu bán hàng hóa được xác định tương đối chắc chắn

– Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ chuyển giao hàng hóa

– Doanh nghiệp xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Hàng hóa là đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại do vậy quản lý quá trình bán hàng, quá trình luân chuyển của hàng hóa là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp thương mại. Cụ thể hơn, các nghiệp vụ bán hàng hóa đều liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định. Do vậy, quản lý quá trình bán hàng là việc quản lý quá trình lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch bán hàng đối với từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế, từng kỳ kinh doanh. Công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình tiêu thụ và thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản phải thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ…Trong đó nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:

– Lựa chọn hình thức bán hàng hóa sao cho phù hợp với từng thị trường, từng khách hàng. Thực hiện thăm dò và nghiên cứu thị trường.

– Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất – nhập – tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.

– Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng phương thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ.

– Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.

– Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp.

– Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước theo chế độ quy định.

1.2. Các phương thức bán hàng

Bán buôn: Bán buôn hàng hóa là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất…Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, doa vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện. Hàng bán buôn thường được bán theo lô hàng và được bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tùy thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm các phương thức:

– Bán buôn qua kho: Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó, hàng hóa phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hóa qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức:

+ Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.

+ Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thỏa thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.

– Bán buôn không qua kho: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, không đưa về nhập kho mà bán lại cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:

+ Bán giao tay ba: Là hình thức bán hàng mà hàng hóa không về nhập kho mà được chuyển thẳng đến cho bên mua, doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm bán hàng.

Bán giao tay ba có tham gia thanh toán: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ.

Bán giao tay ba không tham gia thanh toán: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa người mua và người bán. Doanh nghiệp thương mại ủy quyền cho người mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tùy vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà doanh nghiệp thương mại được hưởng một khoản tiền hoa hồng do bên mua hoặc bên bán trả.

+ Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hình thức bán hàng mà hàng hóa không về nhập kho mà được chuyển thẳng đến cho người mua. Khi này hàng hóa được coi là gửi bán cho khách hàng, doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi khách hàng chấp nhận thanh toán lô hàng.

– Gửi bán đại lý: Theo phương thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán và thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi đại lý thông báo về số hàng đã bán được và bên giao đại lý lập hóa đơn cho số hàng đã bán. Cùng với đó doanh nghiệp thương mại – bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý một khoản hoa hồng cho việc bán hộ hàng hóa. Đối với bên giao đại lý thì đây sẽ là một phần của chi phí bán hàng.

Bán lẻ: Bán lẻ là bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng. Giá bán lẻ thường cao hơn so với giá bán buôn. Bán lẻ hàng hóa có các phương thức sau: Bán lẻ thu tiền tập trung, bán lẻ thu tiền trực tiếp và bán trả góp.

– Bán lẻ thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng tách rời việc thu tiền và giao hàng cho khách hàng nhằm chuyên môn hóa quá trình bán hàng. Tại một khu riêng có quầy thu ngân, mỗi quầy có một nhân viên thu ngân, chuyên thu tiền, xuất hóa đơn, kê hàng mua cho khách hàng để khách đến nhận hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng tồn kho để xác định số lượng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.

– Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phương thức này nhân viên bán hàng trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách. Cuối ca cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm tra hàng tồn để xác định lượng hàng đã bán,lập báo cáo bán hàng đồng thời nộp lại tiền cho kế toán và lập giấy nộp tiền để ghi sổ.

– Bán lẻ tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hóa mà trong đó, doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hóa nào đó đặt ở nơi công cộng. Khách hàng sau khi dùng thẻ hoặc bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra.

– Bán hàng trả góp: Bán hàng trả góp là phương thức mà khi giao hàng cho bên mua thì hàng hóa được coi là bán. Người mua trả tiền mua hàng làm nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng, doanh nghiệp thương mại còn được hưởng thêm từ người mua một khoản lãi do trả chậm. Giá trị mỗi phần, thời gian thanh toán và lãi suất theo hợp đồng ký kết giữa hai bên.

Tiêu thụ nội bộ: Tiêu thụ nội bộ là phương thức bán hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng công ty, tổng công ty. Sự phân cấp quản lý giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng công ty, tổng công ty làm phát sinh doanh thu nội bộ. Trong phương thức này, doanh thu nội bộ được kết toán theo những nguyên tắc riêng.

2. Kết quả bán hàng và các yếu tố cấu thành liên quan đến xác định kết quả bán hàng

2.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Là toàn bộ số tiền đã thanh toán hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán về khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ.

Đối với doanh nghiệp thương mại thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là tổng giá trị thanh toán.

Đối với doanh nghiệp thương mại thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là doanh thu chưa có thuế GTGT.

2.2. Các khoản giảm trừ doanh thu

– Chiết khấu thương mại: là số tiền giảm trừ cho khách hàng do trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hàng mua một khối lượng lớn hàng hóa (tính theo tổng số hàng đã mua trong thời gian đó) hoặc giảm trừ trên giá bán thông thường vì mua khối lượng lớn hàng hóa trong một đợt.

– Giảm giá hàng bán: là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém chất lượng, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, địa điểm được quy định trong hợp đồng…

– Hàng bán bị trả lại: là số hàng đã được xác định là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do sai quy cách, phẩm chất …như đã ký kết

– Thuế GTGT (nộp theo phương pháp trực tiếp): Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Nếu công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì đây cũng sẽ là một khoản giảm trừ doanh thu.

– Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế này được đánh vào doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ như: rượu, bia, thuốc lá…Đối tượng nộp thuế tiêu thụ đặc biệt là tất cả các tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu hàng hóa và kinh doanh dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

– Thuế xuất khẩu: Là loại thuế đánh vào các mặt hàng chịu thuế xuất khẩu khi xuất khẩu ra nước ngoài. Đối tượng nộp thuế xuất khẩu là tất cả các đơn vị kinh tế trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu.

2.3. Doanh thu thuần

Là phần doanh thu còn lại sau khi đã trừ các khoản giảm trừ doanh thu ra khỏi doanh thu bán hàng.

2.4. Giá vốn hàng bán

Là trị giá thực tế vào của hàng hóa bán ra trong kỳ, chi phí thu mua của hàng hóa đã bán và phần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào ngày cuối kỳ.

2.5. Lãi gộp

Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán.

2.6. Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản và tiêu thụ hàng hóa. Chi phí bán hàng bao gồm:

– Chi phí lương nhân viên bán hàng: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công phải trả trực tiếp cho nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định của nhân viên bán hàng.

– Chi phí vật liệu bao bì: Là giá trị của các loại vật liệu bao bì sử dụng trực tiếp cho quá trình bán hàng, tiêu thụ hàng hóa như chi phí vật liệu đóng gói, nhiên liệu dùng cho sửa chữa bảo quản TSCĐ phục vụ bán hàng tại doanh nghiệp.

– Chi phí đồ dùng, công cụ: phản ánh chi phí về CCDC phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển.

– Chi phí khấu hao TSCĐ: là giá trị hao mòn của các loại TSCĐ sử dụng trong quá trình bán hàng như khấu hao nhà kho cửa hàng, phương tiện vận chuyển hàng hóa…

– Chi phí bảo hành: là các chi phí phát sinh trong quá trình bảo hành, hàng hóa theo các điều khoản của hợp đồng như chi phí sửa chữa, chi phí thay thế linh kiện bị hư hỏng trong thời gian bảo hành.

– Chi phí dịch vụ mua ngoài: là toàn bộ giá trị các loại hàng hóa dịch vụ mà doanh nghiệp phải trả để phục vụ quá trình bán hàng như tiền thuê nhà, tiền thuê tài sản, dịch vụ thông tin quảng cáo, tiền điện nước…

– Chi phí bằng tiền khác: là toàn bộ các chi phí còn lại có liên quan tới quá trình bán hàng không nằm trong các yếu tố chi phí ở trên như chi phí hội nghị khách hàng, hàng mẫu tặng khách, chi phí khuyến mãi, công tác phí của bộ phận bán hàng…

2.7. Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào như chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, chi phí khấu hao TSCĐ…Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

– Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý, các khoản trích theo lương theo quy định.

– Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, CCDC.

– Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho bộ phận quản lý.

– Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa, nhà kho, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho văn phòng…

– Các khoản thuế, phí, lệ phí: phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản thuế, phí và lệ phí khác.

– Chi phí dự phòng: phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

– Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp, các khoản chi phí thu mua và chi phí sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế…, tiền thuê TSCĐ của doanh nghiệp, chi phí trả cho nhà thầu phụ…

– Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các khoản chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các khoản chi đã kể trên như chi phí tiếp khách hội nghị, công tác phí…

2.8. Kết quả bán hàng

Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.