Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu

kế toán nguyên vật liệu
Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu
Trong bài viết sau đây, luanvanketoan.net xin chia sẻ đến bạn những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu.

1. Khái niệm

Theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho (Ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001) hàng tồn kho là những tài sản:
– Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường.
– Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Như vậy, nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất và được thể hiện dưới dạng vật hóa: như vải trong doanh nghiệp sản xuất may mặc, sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, hạt nhựa trong doanh nghiệp sản xuất đồ nhựa….

2. Đặc điểm

Khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu có những đặc điểm sau đây:
Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất để tạo thành thực thể của sản phẩm.
Về mặt giá trị: Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.
Như vậy, xét trên hai phương diện giá trị và hiện vật, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất kì quá trình sản xuất kinh doanh nào. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu biểu hiện là một bộ phận quan trọng của sản phẩm lao động; còn xét về mặt giá trị, nó là thành phần quan trọng của vốn lưu động.

3. Yêu cầu quản lý 

Từ những vai trò quan trọng và những đặc điểm chủ yếu của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh mà yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là một đòi hỏi khách quan của các doanh nghiệp trong quá trình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở đây không chỉ đơn thuần là quản lý về mặt số lượng mà đòi hỏi phải quản lý về cả mặt chất lượng và giá cả nguyên vật liệu. Để quá trình quản lý nguyên vật liệu được hiệu quả thì việc tổ chức công tác quản lý cần được bố trí hợp lý và có sự phối hợp đồng bộ từ khâu thu mua đến khâu dự trữ và khâu sử dụng.
+ Ở khâu thu mua: 
Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả hợp lý phản ánh đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu.
+ Khâu bảo quản: 
Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý, đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt, mất phẩm chất ảnh hướng đến chất lượng sản phẩm.
+ Khâu dự trữ: 
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bị ngưng trệ, gián đoạn. Doanh nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa, tối thiểu đảm bảo cho sản xuất liên tục bình thường không gây ứ đọng (do khâu dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng quay vốn.
+ Trong khâu sử dụng vật liệu:
Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổ chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình xuất vật liệu. Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theo phương pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giá thành sản phẩm. Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần thiết cho việc quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất sản phẩm, là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.

4. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lý vật liệu và công tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau. Hạch toán vật liệu phải chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, và sử dụng vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác hơn. Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hạch toán có những nhiệm vụ sau:
– Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chủng loại và tình hình thực tế của vật liệu nhập kho.
– Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. 
– Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
– Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, phẩm chất kém để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa có thể xảy ra.

5. Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia thành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể được ký hiệu riêng. Nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân chia theo các cách sau đây:
*Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu: 
– Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ… không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm.
– Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm, nó kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng cho sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình sản xuất sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, đảm bảo đóng gói phục vụ cho quá trình lao động.
– Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí.
– Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất.
– Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:Là những vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu khác dùng để lắp đặt công trình xây dựng cơ bản.
*Phân loại theo nguồn hình thành:
– Nguyên vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. 
– Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. 
– Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh.
* Phân loại theo mục đích sử dụng: 
– Nguyên vật liệu dùng trực tiếp vào sản xuất sản phẩm. 
– Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ ở quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Ngoài những cách phân biệt nguyên vật liệu được nêu ở trên, doanh nghiệp cần phải lập danh điểm vật tư để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Lập danh điểm vật tư là quy định cho mỗi loại vật liệu một kí hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng nghiệp vụ mà hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều phương thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp, có sự thống nhất về tên gọi, mã hiệu quy cách, đơn vị, giá hạch toán của nguyên vật liệu.