Quy trình kiểm toán hàng tồn kho

Quy trình kiểm toán hàng tồn kho
Quy trình kiểm toán hàng tồn kho

Trong bài viết sau đây, luanvanketoan.net xin chia sẻ đến bạn nội dung quy trình kiểm toán hàng tồn kho.

>>> Xem thêm: Lý luận về hệ thống báo cáo tài chính trong doanh nghiệp

1. Chuẩn bị kiểm toán hàng tồn kho

1.1. Giai đoạn tiền kế hoạch

Bước 1: Tiếp cận khách hàng

● Đối với khách hàng mới

+ Tìm hiểu về lý do mời kiểm toán của khách hàng

Thu thập thông tin về lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính… từ các nguồn như BCTC, ngân hàng dữ liệu, báo chí, sách báo chuyên ngành, các trang thông tin đại chúng…

Tìm hiểu lý do kiểm toán viên tiền nhiệm không thể tiếp tục công việc qua việc trao đổi trực tiếp

Đảm bảo tính độc lập và năng lực phục vụ khách hàng.

Đối với khách hàng cũ

Hằng năm sau khi kiểm toán, KTV cập nhật thông tin nhằm đánh giá lại khách hàng hiện hữu, nhằm xem xét có phát sinh những vấn đề mới, chẳng hạn xung đột về lợi ích… khiến không thể tiếp tục kiểm toán cho họ. Ngoài ra, có trường hợp, KTV cũng cần phải ngưng kiểm toán cho khách hàng, thí dụ khi đang xảy ra tranh chấp giữa khách hàng và kiểm toán viên, hay giữa đôi bên đã có sự mâu thuẫn về phạm vi kiểm toán, hay từng có những tranh luận về các thủ tục kiểm toán cần thực thi.

Bước 2: Phân công kiểm toán viên

Sau khi chấp nhận khách hàng, công ty kiểm toán sẽ phân công cho những cán bộ, nhân viên kiểm toán chuyên nghiệp được đào tạo và có đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên môn phù hợp với khách hàng. Ngoài ra, đối với khách hàng lâu năm thì một mặt doanh nghiệp kiểm toán nên hạn chế việc thường xuyên thay đổi kiểm toán viên, nhằm giúp cho họ nắm vững được những nét đặc thù trong kinh doanh, duy trì được mối liên hệ mật thiết giữa hai bên…Mặt khác, doanh nghiệp kiểm toán phải có chính sách luân chuyển kiểm toán viên để tránh việc quá quen thuộc với khách hàng, dễ dẫn đến sức ỳ về tâm lý và kiểm tra theo lối mòn, hoặc mất đi tính khách quan, độc lập…

Bước 3: Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng và ký hợp đồng kiểm toán

Sau khi thỏa thuận với khách hàng, công ty kiểm toán tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng và nêu rõ loại báo cáo kiểm toán được phát hành. Bên cạnh đó thông báo với khách hàng là KTV không có trách nhiệm phát hiện mọi gian lận, sai sót của khách hàng mà chỉ dùng các thủ tục để xác định được sự trung thực và hợp lý của BCTC. Hợp đồng kiểm toán ghi rõ những điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm toán,….

1.2. Lập kế hoạch kiểm toán

Thu thập thông tin chung về khách hàng

Đây là bước quan trọng để kiểm toán viên có thể đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng. Từ đó biết được tính trọng yếu trên BCTC của họ. Việc lập kế hoạch kiểm toán bao gồm tìm hiểu những nội dung sau đây:

– Ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng

– Hệ thống kế toán của khách hàng

– Hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.

– Các bên liên quan

– Hình thức sở hữu và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.

Tìm hiểu chính sách kế toán và các chu trình quan trọng

KTV sẽ tiến hành tìm hiểu chính sách kế toán và các chu trình quan trọng về hàng tồn kho của công ty khách hàng:

– Chu trình mua hàng

– Chu trình HTK – Giá thành và giá vốn

Thực hiện các thủ tục phân tích

Thủ tục phân tích là một yếu tố hết sức quan trọng nhằm phát hiện ra những biến động bất thường của BCTC, từ đó có thể biết được những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến khoản mục hàng tồn kho.

So sánh số liệu HTK, GVHB kỳ này với số liệu kỳ trước, giữa các kỳ với nhau, phân tích giá thành sản phẩm theo các khoản mục như khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

Phân tích các tỷ số liên quan đến hàng tồn kho (số vòng quay HTK, số ngày/ 1 vòng quay HTK, tỷ suất thanh toán hiện hành…)

Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro gian lận

Để đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro gian lận của đơn vị thì KTV tiến hành phỏng vấn ban giám đốc, bộ phận kiểm soát nội bộ hoặc ban kiểm soát về gian lận.

KTV sử dụng các xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá sự hiệu quả của hệ thống KSNB bằng các hình thức phỏng vấn, quan sát hoặc kiểm tra chứng từ, tài liệu. Kết hợp cùng với bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, giám sát các kiểm soát.

Đánh giá mức trọng yếu và phương pháp chọn cỡ mẫu

Một sai sót có thể trọng yếu với công ty này nhưng không trọng yếu với công ty kia. Việc xác định mức trọng yếu và phương pháp chọn cỡ mẫu còn tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm của doanh nghiệp khách hàng. Bên cạnh đó thì kinh nghiệm và sự xét đoán của kiểm toán viên cũng rất quan trọng.

Từ mức trọng yếu tổng thể được xác định, KTV sẽ tính được mức trọng yếu thực hiện và mức ngưỡng sai sót không đáng kể (sai sót có thể bỏ qua).

Mức trọng yếu thực hiện là mức do KTV xác định nhằm giảm khả năng các ảnh hưởng tổng hợp của các sai sót không được điều chỉnh và không được phát hiện bằng hoặc vượt quá mức trọng yếu đối với tổng thể BCTC xuống mức có thể chấp nhận được.

Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV phải xác lập mức trọng yếu chấp nhận được, nghĩa là số tiền sai lệch tối đa cho phép, để căn cứ vào đó thiết kế các thủ tục kiểm toán thích hợp nhằm phát hiện những sai lệch có thể ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.

Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và chương trình kiểm toán

Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành hiệu quả- Theo VAS 300. Quá trình này bao gồm việc lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán tổng thể và thiết kế chương trình kiểm toán.

Chương trình kiểm toán là toàn bộ những chỉ dẫn cho kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán tham gia vào công việc kiểm toán và là phương tiện ghi chép theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện kiểm toán. Chương trình kiểm toán chỉ dẫn mục tiêu kiểm toán từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành. (Theo VAS 300)

Chương trình kiểm toán hàng tồn kho được thiết kế gồm:

+ Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

+ Thiết kế các thử nghiệm phân tích

+ Thiết kế các thử nghiệm chi tiết.

2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán hàng tồn kho

2.1. Thủ tục kiểm soát và thử nghiệm kiểm soát

Các kiểm toán viên chỉ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát về HTK trong trường hợp rủi ro kiểm soát được đánh giá là nhỏ hơn mức rủi ro có thể chấp nhận được nhằm mục đích đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đơn vị đối với khoản mục HTK, trắc nghiệm về mức đánh giá ban đầu. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức rủi ro có thể chấp nhận được hoặc kiểm toán viên cho rằng phạm vi của các thử nghiệm cơ bản không thể giảm được trong thực tế thì kiểm toán viên sẽ không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà chuyển sang thực hiện các thử nghiệm cơ bản.

Để có thể đánh giá được sự hữu hiệu của hệ thống KSNB thì kiểm toán viên có thể thiết kế các thử nghiệm kiểm soát theo từng nghiệp vụ sau:

Đối với nghiệp vụ mua hàng

Kiểm tra sự xuất hiện các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua, bảng báo giá, hóa đơn đầu vào.

Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng.

Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua hàng, một chuỗi các báo cáo nhận hàng để kiểm tra các đơn đặt hàng về mua hàng, các báo cáo nhận hàng đã được đánh số liên tục trước hay chưa để đảm bảo các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều đã được ghi sổ.

Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ quá trình tính toán các thông tin tài chính trên hóa đơn người bán và giá trị ghi sổ các khoản mục HTK.

Lần theo các bút toán ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, trả lại hàng và thanh toán nợ phải trả trên sổ kế toán chi tiết.

Đối chiếu số tổng cộng của sổ kế toán chi tiết với sổ cái.

Đối với nghiệp vụ lưu kho

Các thử nghiệm kiểm soát thường được thực hiện như sau:

Kiểm tra các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu chất lượng hàng hóa mua vào…

Phỏng vấn kết hợp quan sát, kiểm tra và đối chiếu Sổ cái và sổ chi tiết, sổ chi tiết và các chứng từ gốc có liên quan.

Kiểm tra sự sắp xếp chứng từ liên quan đến việc lưu kho như phiếu nhập kho đính kèm với biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa mua vào, báo cáo giao nhận hàng hóa…

Đối với nghiệp vụ xuất kho vật tư, hàng hóa

Kiểm toán viên có thể kiểm tra tính có thật của các yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa bằng việc kiểm tra lại các phiếu yêu cầu và sự phê duyệt đối với các yêu cầu đó. Ngoài ra, kiểm toán viên phải kiểm tra các chứng từ, sổ sách có liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hóa như lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng của khách hàng, kết hợp đối chiếu với sổ chi tiết, sổ cái nhằm khẳng định độ tin cậy đối với các thông tin về nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hóa.

Sau khi thực hiện xong các thử nghiệm kiểm soát, KTV cần đánh giá lại rủi ro kiểm soát và điều chỉnh lại chương trình kiểm toán, phần thử nghiệm cơ bản.

2.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với hàng tồn kho

Thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết trong quy trình kiểm toán HTK

Thủ tục phân tích đối với hàng tồn kho bao gồm:

– So sánh số dư hàng tồn kho của năm nay và năm trước.

– So sánh số vòng quay hàng tồn kho năm hiện hành với năm trước.

– So sánh số ngày lưu kho bình quân năm hiện hành với năm trước.

– Phân tích sự biến động của giá trị hàng mua trong năm trước.

– So sánh khối lượng mua hàng năm hiện hành với năm trước.

– So sánh giá thành năm hiện hành với năm trước, giá thành đơn vị kế hoạch với giá thành đơn vị thực tế.

– So sánh tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất của năm hiện hành với năm trước.

– So sánh tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất của năm hiện hành với năm trước.

– So sánh chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn (nếu có).

Việc thực hiện thủ tục phân tích nhằm tìm hiểu về sự Hiện hữu, đầy đủ, phát sinh, đánh giá, ghi chép chính xác.

Thử nghiệm chi tiết

Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho

Mục đích của việc chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho là đảm bảo cuộc kiểm kê được tổ chức tốt, hiệu quả và nhằm cung cấp bằng chứng cụ thể về hàng tồn kho thông qua việc KTV trực tiếp thực hiện kiểm kê trên cơ sở chọn mẫu. Chứng kiến kiểm kê HTK bao gồm ba bước:

Bước 1: Lập kế hoạch chứng kiến kiểm kê – Xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước. – Xem xét kế hoạch kiểm kê của đơn vị

– Nhận diện các khu vực hay mặt hàng có nhiều rủi ro, những mặt hàng có giá trị lớn và xác định sự cần thiết phải có hỗ trợ của chuyên gia.

Bước 2: Các thủ tục được tiến hàng khi chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho – Quan sát sự tuân thủ kế hoạch kiểm kê của nhóm kiểm kê.

– Quan sát tình trạng của hàng tồn kho và cách nhận diện hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời, kém chất lượng… của nhóm kiểm kê. Việc này nhằm cung cấp bằng chứng về sự đánh giá của hàng tồn kho.

Chọn mẫu kiểm kê trực tiếp: Lưu ý khi thực hiện chọn mẫu kiểm kê phải thực hiện cả hai thử nghiệm cung cấp bằng chứng về sự đầy đủ và hiện hữu.

Thảo luận với nhân viên của bộ phận sản xuất về phương pháp xác định mức độ hoàn thành và phương pháp phân bổ chi phí.

Ghi nhận các biến động ngay trước, trong và sau thời điểm kiểm kê.

Lưu bản sao các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê.

Bước 3: Các thủ tục được tiến hành sau khi kết thúc kiểm kê.

Đối chiếu kết quả các thử nghiệm kiểm kê trực tiếp của kiểm toán viên với các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê nhằm thẩm định lại tính chính xác của các phiếu kiểm kê hoặc biên bản kiểm kê.

Theo dõi việc ghi nhận các biến động sau cùng của hàng tồn kho ngay trước và sau thời điểm kiểm kê vào sổ sách kế toán.

Đối chiếu bảng tổng hợp kết quả kiểm kê được lập bởi khách hàng với bản sao các phiếu kiểm kê hoặc với biên bản kiểm kê.

Kiểm tra việc xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách của đơn vị.

Gửi thư xác nhận hoặc chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho được gửi ở đơn vị khác

Hàng tồn kho của đơn vị có thể nằm ở kho thuê, kho ngoại quan, hàng gửi bán hoặc thuê gia công…Lúc này, tùy theo tính trọng yếu của số hàng gửi và xét đoán của KTV về tính chính trực và độc lập của đơn vị nhận gửi hàng, KTV sẽ thực hiện một hoặc cùng lúc các thủ tục sau:

– Yêu cầu đơn vị gửi thư xác nhận đối với số hàng gửi cả về số lượng và tình trạng của chúng tại thời điểm kết thúc niên độ.

Trực tiếp tham gia kiểm kê tại kho hàng.

Chỉ định kiểm toán viên khác tham gia kiểm kê.

– Chỉ định một KTV khác xem xét về sự hữu hiệu của TKSNB tại đơn vị nhận gửi hàng để xem có thể tin tưởng vào thủ tục kiểm kê và bảo quản HTK được thực hiện bởi đơn vị nhận gửi hàng hay không. Từ đó, KTV xem có thể sử dụng kết quả kiểm kê của đơn vị nhận gửi hàng để xác minh về sự hiện hữu và đánh giá của HTK hay không.

Yêu cầu đơn vị nhận gửi hàng cung cấp các tài liệu, chứng từ liên quan đến số hàng tồn kho đang gửi.

Nếu hàng tồn kho được gửi rải rác ở nhiều nơi với trị giá hàng ở từng nơi không đáng kể nhưng gộp l sẽ là trọng yếu thì kiểm toán viên cần chọn mẫu có thể đại diện được cho tổng thể và tiến hành các thủ tục cần thiết như đã nêu trên.

Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho

Tùy theo phương pháp tính giá hàng tồn kho của đơn vị, kiểm toán viên sẽ kiểm tra việc tính giá của đơn vị đối với hàng tồn kho cuối kỳ bằng cách:

Đối với nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ mua ngoài:

KTV kiểm tra chứng từ liên quan (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn nhà cung cấp, chứng từ thanh toán…) để đảm bảo đơn giá là thích hợp và chính xác.

Đối với thành phẩm, sản phẩm dở dang:

Kiểm tra số lượng và đơn giá của nguyên vật liệu trực tiếp: Về số lượng KTV lấy mẫu đối chiếu với Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, thẻ theo dõi chi phí sản xuất cho từng lô hàng…Về đơn giá được chọn mẫu so sánh với Hóa đơn của nhà cung cấp, Hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán…

Kiểm tra việc chia cắt niên độ

Tùy thuộc vào sự đánh giá của KTV về tính hữu hiệu của thủ tục chia cắt niên độ của đơn vị, phạm vi của các thử nghiệm kiểm tra vấn đề này có thể được điều chỉnh thích hợp. Nếu đánh giá cao về sự hữu hiệu của thủ tục chia cắt niên độ do đơn vị thực hiện, KTV sẽ kiểm tra các nghiệp vụ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn hơn xoay quanh thời điểm kết thúc niên độ và ngược lại.

Kiểm tra chứng từ mua hàng sau ngày kết thúc niên độ

KTV chọn mẫu và đối chiếu với sổ mua hàng các chứng từ mua hàng đã được đơn vị thanh toán, kể cả các chứng từ mua hàng chưa thanh toán trong khoảng thời gian từ ngày kết thúc niên độ đến ngày thực hiện kiểm toán nhằm phát hiện các lô hàng đã thật sự thuộc quyền sở hữu của đơn vị trước ngày kết thúc niên độ nhưng chưa được ghi nhận.

Kiểm tra số dư đầu kỳ của hàng tồn kho

Nếu báo cáo tài chính của niên độ trước được kiểm toán bởi một KTV khác, KTV đánh giá mức độ độc lập và uy tín của KTV tiền nhiệm và có thể xem xét khả năng yêu cầu họ cung cấp hồ sơ kiểm toán năm trước để tiến hành các thủ tục soát xét lại các hồ sơ này. Nếu mức độ độc lập và uy tín của KTV tiền nhiệm được đánh giá cao, KTV có thể chấp nhận số dư HTK trên BCTC đã được kiểm toán năm trước và tiến hành thêm một số thủ tục khác ở mức tối thiểu.

Xem xét việc trình bày và công bố

HTK có thể đối tượng của việc cầm cố, thế chấp để vay nợ. Trong trường hợp này, giá trị ghi sổ của hàng tồn kho bị cầm cố, thế chấp phải được công bố trên BCTC.

3. Giai đoạn hoàn thành kiểm toán hàng tồn kho

Sau khi hoàn thành các thử nghiệm cơ bản, KTV sẽ đưa ra ý kiến về BCTC của đơn vị nói chung và về khoản mục HTK nói riêng, đưa ra những kiến nghị về công tác quản lý. Cuối cùng, công ty kiểm toán sẽ phát hành báo cáo kiểm toán và giải quyết những vấn đề sau ngày lập báo cáo tài chính (nếu có). Trước khi phát hành BCKT, công ty kiểm toán xem xét đến các vấn đề như: Khách hàng có gửi thư trình bày cho công ty hay không? Tất cả những xác nhận kiểm toán có được làm rõ không? Liệu số trên báo cáo tài chính có sai sót trọng yếu, phù hợp, nhất quán, rõ ràng và không gây ra sự hiểu lầm không?