Vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

Trong bài viết sau đây, nhanvietluanvan.net xin chia sẻ đến bạn những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất. Bao gồm: Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại,…

>>> Xem thêm: Những vấn đề lý luận về chiến lược kinh doanh

1. Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mục đích kinh doanh thương mại hoặc dự trữ cho việc sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng.

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm: nguyên vật liệu (Raw materials), công cụ dụng cụ, sản phẩm đang chế tạo (Work in process) và thành phẩm (Finished products).

2. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp 

HTK rất đa dạng và phong phú. Mỗi loại HTK có đặc tính lý hóa, sinh học riêng, ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng trong quá trình thu mua, vận chuyển dự trữ,… HTK luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã,… Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng.

Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh của DN thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư hàng hóa và sau cùng lại trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy, quá trình vận động của hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng một cách hiệu quả.

3. Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, HTK có vai trò như là một tấm nệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau: dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm.

4. Phân loại hàng tồn kho trong các doanh nghiệp

Việc phân loại và xác định những gì thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Các DNSX thường có ba loại hàng tồn kho ứng với các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho ở khâu dự trữ (NVL, hàng mua đang đi đường, CCDC,…), hàng tồn kho ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và hàng tồn kho ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán).

4.1. Nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ 

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các chủng loại hàng mà doanh nghiệp mua về để phục vụ cho quá trình sản xuất của mình. Bao gồm các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ,công cụ dụng cụ đang đi đường hoặc trong kho.

Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Mặt khác, trước những biến động của thị trường như giá cả vật tư tăng đột ngột hay trở nên khan hiếm mà doanh nghiệp nhanh nhạy dự đoán trước được thì việc lưu giữ lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp được cung ứng kịp thời

4.2. Sản phẩm dở dang

Sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các sản phẩm chưa hoàn thành hiện còn đang nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất hoặc sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại. Đơn giản vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó. Bên cạnh đó, sản phẩm dở dang còn giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hoặc có thời gian nhàn rỗi.

4.3. Thành phẩm 

Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến, đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình, đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật quy định, có thể nhập kho hay giao ngay cho khách hàng. Tùy theo đặc điểm sản xuất sản phẩm mà sản phẩm có thể chia thành nhiều loại với những phẩm cấp khác nhau gọi là chính phẩm, phụ phẩm, hay sản phẩm loại I, II…

Tồn kho thành phẩm nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai, mang lại lợi ích cho cả bộ phận sản xuất (tăng số lượng sản phẩm sản xuất, giảm chi phí sản xuất) và bộ phận marketing của doanh nghiệp (tối thiểu hoá thiệt hại do không có hàng giao hoặc chậm trễ trong giao hàng).

5. Yêu cầu và nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng tồn kho

5.1. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho

HTK trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau. Do đó, các doanh nghiệp phải đảm bảo tổ chức quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu:

Khâu thu mua, DN cần kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng thu mua hàng trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, giá mua,… nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời vật tư hàng hoá cho quá trình sản xuất kinh doanh.

Khâu bảo quản, DN phải tổ chức tốt hệ thống bến bãi, trang bị các phương tiện kĩ thuật, bảo đảm an toàn cho hàng, tránh bị mất mát, hư hỏng,… gây nên sự lãng phí.

Khâu dự trữ, để có thể vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình SX và tiêu dùng của xã hội, đồng thời vừa tránh được sự ứ đọng, DN cần thường xuyên tiến hành kiểm tra số tồn kho để có thể điều chỉnh lại kế hoạch cung ứng, thu mua.

Khâu tiêu thụ, doanh nghiệp cần phải nâng cấp chất lượng sản phẩm, giữ uy tín, áp dụng các chiến lược marketing nhằm thu hút nhiều khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.

5.2. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Để đáp ứng được yêu cầu quản lý HTK từ khâu thu mua, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, kế toán HTK thường xuyên phản ánh ghi chép đầy đủ tình hình thu mua, nhập- xuất- tồn, và tình hình dự trữ cho quá trình kinh doanh. Thông qua kế toán HTK,kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp biết được về chất lượng, giá cả,… để từ đó ra quyết định cho phù hợp và đúng đắn.

Lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết, phương pháp kế toán tổng hợp, phương pháp tính giá tồn kho khi xuất kho phù hợp với đặc điểm tình hình của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình quản lý và tiết kiệm nhân công giảm áp lực công việc của phòng kế toán.

Kế toán HTK cần tổ chức đánh giá phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, vì vậy kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

– Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp HTK của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán đúng với chế độ hiện hành, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

– Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập- xuất- tồn hàng đầy đủ kịp thời,tính giá thực tế mua, nhập, xuất, tồn. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng, chất lượng,…nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình tiêu thụ.

Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, phát hiện ngăn ngừa và có những biện pháp xử lý những hàng thừa, thiếu…Tính toán, xác định số lượng và giá trị hàng thực tế đã xuất kho để kịp thời k/c giá vốn, ghi nhận DTBH.

Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hóa theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo.

Cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng tồn kho kịp thời, phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

6. Quy định chung về hạch toán hàng tồn kho

6.1. Yêu cầu đánh giá hàng tồn kho

– Yêu cầu về tính chân thực: Đòi hỏi việc tính giá HTK tiến hành dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, đúng đắn và hợp lý các chi phí thực tế cấu thành lên trị giá vốn của HTK và loại trừ được các chi phí bất hợp lý, giảm chi phí kém hiệu quả.

– Yêu cầu tính thống nhất: Nội dung và phương pháp tính giữa các niên độ kế toán của đơn vị phải thống nhất, nếu có bất kỳ thay đổi nào phải giải thích trên thuyết minh báo cáo tài chính. Cách tập hợp chi phí, cách tính toán phân bổ, tiêu thức phân bổ chung để xác định chỉ tiêu về giá vốn hàng tồn kho nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kì hạch toán phải nhất quán tránh ảnh hưởng của trị giá vốn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

6.2. Xác định giá trị nhập – xuất hàng tồn kho

Việc tính giá hàng tồn kho sẽ tạo điều kiện cho kế toán tính toán chính xác và ghi chép kịp thời trị giá của hàng nhập kho, do đó sẽ cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin đầy đủ, kịp thời, góp phần quản lý hoạt động thu mua, sản xuất hàng tồn kho có hiệu quả.

Thông qua tính giá HTK giúp kế toán ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác về sự biến động, sử dụng hàng của doanh nghiệp, đồng thời chi tiết theo từng chủng loại, … làm cơ sở cho việc quản lý dự trữ, sản xuất HTK.

Hơn nữa, việc tính giá HTK giúp cho kế toán tính toán được trị giá vốn của HTK, kết hợp với việc ghi nhận doanh thu hàng bán, kế toán sẽ xác định được kết quả tiêu thụ sản phẩm và kết quả kinh doanh, phân tích hiệu quả kinh doanh của DN giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hơn.

Nguyên tắc đánh giá:

– Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 HTK) HTK phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của HTK là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được các ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Giá gốc HTK bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến,và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh có được hàng tồn kho ở địa điểm hiện tại.

– Nguyên tắc thận trọng:

HTK được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ (-) đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá HTK, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá HTK.

– Nguyên tắc nhất quán: các phương pháp kế toán sử dụng trong đánh giá hàng tồn kho phải đảm bảo tính nhất quán. Kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.

– Trị giá nhập- xuất hàng tồn kho

Ở các DNSX hàng tồn kho gồm NVL, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng gửi bán. Giá thực tế từng loại hàng tồn kho được xác định như sau:

– NVL, CCDC mua chuẩn bị cho sản xuất: Giá thực tế nhập kho được xác định:

+ Giá mua theo hóa đơn trừ(-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại.

+ Các khoản thuế không được Nhà nước hoàn lại ( thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

+ Chi phí thu mua có liên quan ( chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ,…)

– Với thành phẩm nhập kho: Giá thực tế là giá thành phẩm sản xuất thực tế tức bao gồm ba khoản mục chi phí là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

Trị giá vốn thực tế xuất kho: theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế, hàng ngày kế toán dùng giá thực tế để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho. Doanh nghiệp áp dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO), Phương pháp thực tế đích danh.

6.3. Xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

HTK cuối kỳ phải được đánh giá theo giá trị thấp nhất giữa giá phí và giá thị trường hiện tại: Trong điều kiện có lạm phát, giá trị HTK phải được báo cáo theo giá phí; Trong điều kiện ngược lại, giá trị HTK phải được báo cáo theo giá thị trường.

HTK cuối kỳ phải được đánh giá theo giá trị thấp nhất giữa giá phí và giá thị trường hiện tại có ý nghĩa tuân thủ được nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp.

Nguyên tắc xác định giá thị trường: giá thị trường hiện tại được hiểu như là giá phí để thay thế một loại HTK tương ứng tại thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, giá thị trường không được vượt quá giá trị hiện tại thuần của hàng tồn kho – được định nghĩa như giá bán ước tính của hàng tồn kho trong điều kiện kinh doanh bình thường trừ đi chi phí hợp lý để hoàn tất và đem bán. Giá thị trường không được thấp hơn giá trị thuần trừ đi khoản lợi nhuận trung bình tính theo giá bán.

6.4. Đối với hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ

– Đối với hàng mua vào bằng ngoại tệ phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do nhận hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi giá trị hàng tồn kho đã nhập kho.

– Đến cuối niên độ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi do bị hư hỏng, lỗi thời,… thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho. Việc này được thực hiện bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.